Soziale und ökologische Projekte sowie Tierschutzprojekte, welche Freiwillige aufnehmen, finanzieren sich oft aus Spenden oder geringen staatlichen Zuschüssen. Oftmals sind die finanziellen Mittel so gering, das selbst die laufenden Kosten des Projektes nicht gedeckt werden können.
Demnach ist es schlicht unmöglich einem Freiwilligenarbeiter kostenlose Verpflegung und Unterkunft innerhalb oder auch außerhalb des Projektes zur Verfügung zu stellen. Viele Freiwillige werden daher in Hostels, Freiwilligenhäuser oder in Gastfamilien in der Umgebung untergebracht, sodass sie während ihres Aufenthaltes Tag und Nacht versorgt werden können.
Freiwillige zu akquirieren, zu verwalten und zu betreuen nimmt viel Zeit in Anspruch und bringt einen großen organisatorischen Aufwand mit sich. Viele Projektleiter können die notwendige Zeit dafür nicht aufbringen und geben daher diese Aufgabe an lokale Organisationen ab, die sich darauf spezialisiert und sich dafür qualifiziert haben. Diese Organisationen suchen ein passendes Projekt für jeden Freiwilligenarbeiter, kümmern sich um Unterkunft und Verpflegung, holen jeden Neuankömmling vom Flughafen ab, sind während des Aufenthaltes immer ein Ansprechpartner und helfen demnach auch bei eventuellen Problemen (z.B. beim Kauf von Sim – oder Telefonkarten, bei dem eventuellen Wunsch eines Projektwechsels, gesundheitlichen Problemen etc.). Ein Ansprechpartner vor Ort gibt nicht nur dem Freiwilligen ein Gefühl von Sicherheit, sondern auch seine Familie und Freunde fühlen sich oft wohler, wenn sie wissen, dass der Freiwillige in eventuellen Notfällen umsorgt wird.
Nun erfordert es einen weiteren immensen Aufwand für lokale Organisationen, Freiwillige auf der ganzen Welt auf die Projekte aufmerksam zu machen, und jene in ihr Heimatland einzuladen. Dadurch entstehen globale Partnerschaften verschiedener Organisationen, die sich gegenseitig bei dem organisatorischen Aufwand unterstützen und die Freiwilligenarbeit koordinieren. Denn Freiwillige müssen nicht nur vor Ort während des Aufenthaltes betreut werden; Fragen wie „Wo hebe ich am besten mein Bargeld ab?“, „Brauche ich einen Schlafsack?“, „Wo und wann buche ich den Flug?“, „Wie beantrage ich mein Visum?“ „Was ist mit meinem Kindergeld während des Aufenthaltes?“ usw. müssen im Vorfeld beantwortet und geklärt werden und sind viel zu (länder-) spezifisch für die Projektleiter in den Gastländern oder deren lokale Organisation.
Zudem müssen Entsendeorganisationen dafür sorgen, dass gewisse Qualitätsstandards bei den Projekten und Partnern eingehalten werden. Die Organisationen stehen dadurch in ständigem Kontakt und Austausch miteinander.
Zusätzlich nehmen Entsendeorganisationen regelmäßig an Messen, Schulen, ZAV – Stellen oder Informationsveranstaltungen teil, um auf die Projekte aufmerksam zu machen und kostenlos potentielle Teilnehmer aufzuklären und zu informieren. Um diese Aufgaben zu bewältigen, muss qualifiziertes Personal eingestellt, geschult aber auch entlohnt werden.
